Werkervaring

Met meer dan 17 jaar ervaring in administratie en projectondersteuning heb ik mijn expertise opgebouwd in diverse sectoren en functies. Op deze pagina vind je een overzicht van mijn brede werkervaring, van freelance opdrachten tot vaste dienstverbanden. Elk project weerspiegelt mijn flexibiliteit, nauwkeurigheid en vermogen om zowel operationele als strategische uitdagingen succesvol aan te pakken.

Waarom mijn ervaring het verschil maakt

In mijn carrière heb ik bewezen complexe taken efficiënt te kunnen beheren, van financiële administratie tot het organiseren van evenementen. Mijn werkervaring getuigt van betrouwbaarheid, nauwkeurigheid en betrokkenheid bij elk project.

Contacteer mij
Op zoek naar freelancers?

Werkervaring als freelancer

Project Assistant/Management Assistant Imec

1. Administratieve ondersteuning:

  • Beheren van correspondentie en documentatie, zoals bouwtekeningen, contracten en rapporten
  • Bijhouden en archiveren van projectdossiers, zowel digitaal als fysiek
  • Voorbereiden van vergaderstukken en verslagen


2. Planning en coördinatie:

  • Ondersteunen bij het opstellen en bijhouden van projectplanningen
  • Coördineren van afspraken, vergaderingen en bouwplaatsbezoeken
  • Monitoren van deadlines en voortgang, en zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte blijven


3. Communicatie:

  • Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe partijen, zoals aannemers, leveranciers en onderaannemers
  • Opstellen van e-mails, verslagen en notulen
  • Coördineren van informatie-uitwisseling tussen teamleden en externe betrokkenen


4. Financiële ondersteuning:

  • Bijhouden van budgetten en uitgaven, en ondersteuning bieden bij facturatie
  • Controleren en verwerken van inkooporders en offertes
  • Voorbereiden van financiële overzichten en rapportages


​5. Logistieke ondersteuning:

  • Organiseren van transport, materiaalvoorzieningen en andere logistieke aspecten voor het project
  • Coördineren van leveringen naar de bouwplaats en het bewaken van tijdschema’s

Boortmeerbeek/Aarschot (Audi en Volkswagen)

  • Ondersteunen van de leveringsdienst nieuwe wagens voor de merken Audi, Volkswagen en bedrijfsvoertuigen
  • Algemene administratie, organisatie, planning en coördinatie van de afleveringen nieuwe wagens
  • Aansturen en coördineren van team van mechaniekers
  • Opstellen en optimaliseren van de dagelijkse planning
  • Zorgen voor een efficiënte dagelijkse werking, inclusief het proactief oplossen van onverwachte uitdagingen, om de continuïteit en kwaliteit van het werk te waarborgen
  • Actief samenwerken met afdelingen sales en aftersales binnen de concessie
  • Opvolging en controle van de volledigheid van de timesheets in Teamleader
  • Maandelijkse facturatie van de prestaties aan de klanten
  • Opvolging van de betalingen
  • Algemene administratie
  • HR administratie
  • Verwerken inkomende facturen
  • Communicatie met het boekhoudkantoor
  • Ad hoc ondersteuning van de twee zaakvoerders
  • Personal assistant van directeur-generaal & adjunct-directeur-generaal
  • Agendabeheer
  • Dossiers voorbereiden
  • Digitaal en papieren klassement
  • Deadlines opvolgen
  • Rapporteringen maken
  • Interne communicatie en coördinatie van informatie tussen diensten en medewerkers
  • Opvolging, verwerking, sortering, distributie van inkomende emails
  • Vergaderingen notuleren
  • Beheer databank van documenten
  • Aanspreekpunt voor interne en externe contacten via email, telefoon, face-to-face
  • Meetings voorbereiden en logistiek ondersteunen (reservering, catering, documentatie, …)
  • Opstellen van documenten/procedures
  • Opmaken van flowcharts en mindmaps
  • Ad hoc uitvoeren van allerlei administratieve taken
  • Telefonisch onthaal
  • Onthaal klanten in de showroom
  • Klanten een unieke beleving aanbieden 
  • Postverwerking
  • Teksten website herschrijven/opfrissen
  • Boekhouding
    • Inkomende facturatie verwerken en voorbereiden voor boekhouding
    • Uitgaande facturatie opstellen en versturen aan de hand van timesheets consultants en afspraken met klanten
    • Betalingen opvolgen
    • Overzicht bewaren op inkomsten en uitgaven
    • Contact met klanten en leveranciers

 

  • HR
    • Personeelsdossiers klasseren en up-to-date houden 
    • Inschrijvingen voor opleidingen
    • Contact met reisbureau voor plannen business trips
    • Bestellen hardware voor personeel (smartphone, laptop, …)
    • Opvolgen herstellingen defecte hardware
    • Tijdsregistratie consultants verwerken en bijwerken indien nodig

 

  • Contracten
    • Contracten met klanten verwerken en klasseren
    • Contact met klanten
    • Looptijden en hernieuwingen opvolgen
    • Periodieke facturatie verzekeren
    • Overeenkomsten met subcontractors opmaken, ondertekening opvolgen

 

  • Sales & marketing
    • Business cards bestellen
    • Marketingmateriaal bestellen

 

  • Algemeen
    • Overzicht van hardware beheren
    • Kantoormateriaal bestellen
    • Catering en logistiek kantoor
    • Organisatie catering voor driemaandelijkse team meeting
  • Voorbereidend werk voor sales
  • Leads opbellen en categoriseren volgens interesse
  • Uitkomst gesprekken en gegevens klanten noteren en up-to-date houden in Hubspot
  • Afspraken inplannen in agenda CEO
  • Bijwonen wekelijkse team meetings
  • Boekhouding
    • Inkomende facturatie verwerken en voorbereiden voor boekhouding
    • Uitgaande facturatie opstellen aan de hand van service rapporten techniekers
    • Doorfacturatie huur materiaal en technische keuringen
    • Onkosten techniekers verwerken en doorgeven aan boekhouding
    • Kas en kasboek beheren
    • Maandelijkse brutomargebespreking met boekhouding
 
  • HR
    • Prestaties techniekers verwerken en doorgeven aan HR
    • Kilometervergoedingen berekenen
    • Wachtprestaties (weekends) bijhouden
    • Overzicht verlof en overuren
    • Saldo budget werkkledij beheren
    • Track & trace-resultaten inladen in tijdsregistratiesysteem
    • Contact met interimkantoor voor uitzendkrachten
    • Contact met sociaal secretariaat
 
  • Algemeen
    • Parkeerverboden regelen en opvolgen voor werven
    • Bestellen kantoormateriaal
  • Verwerken verslagen ziekenhuizen en specialisten in patiëntendossiers
  • Uittellen getuigschriften verstrekte hulp
  • Voorraad vaccins bijhouden
  • Facturen verwerken, digitaal klasseren en doorsturen naar boekhouding
  • Kantoor- en medisch materiaal bestellen
  • Getuigschriften derdebetalers opsturen naar mutualiteit
  • Dossiers opvragen bij andere artsen
  • Klantendossiers up-to-date houden
  • Ondersteuning van het Finance & Accounting departement
  • Financiële boekingen in SAP
  • Onkostennota’s verwerken en boeken
  • Betalingen opvolgen
  • Banken boeken
  • Goederenfacturen boeken
  • Rappels nakijken
  • Assisteren bij de maandelijkse closing 
  • Kasdocumenten aanmaken en boeken
  • Diverse boekingen
  • Opvolgen van offertes, bestellingen, leveringen, klachten, … 
  • Algemene administratie: emails beantwoorden, telefoon aannemen
  • Interne ondersteuning sales representatives, opvolging bezoekrapporten
  • Management support

Werkervaring in loondienst

Project Assistant Secretary Plus Outsourcing Solutions (2015 - 2016)

Project 1: NIRAS

  • Management assistant van adjunct-directeur-generaal
  • Agendabeheer
  • Dossiers voorbereiden
  • Digitaal en papieren klassement
  • Deadlines opvolgen
  • Rapporteringen maken
  • Onkosten verwerken
  • Buitenlandse reizen organiseren
  • Hotels boeken
  • Interne communicatie en coördinatie van informatie tussen diensten en medewerkers
  • Opvolging, verwerking, sortering, distributie van inkomende emails
  • Plaatsen en opvolgen van bestellingen
  • Vergaderingen notuleren
  • Beheer databank van documenten
  • Aanspreekpunt voor interne en externe contacten via email, telefoon, face-to-face
  • Meetings voorbereiden en logistiek ondersteunen (reservering, catering, documentatie, …)

 
Project 2: Blokker

  • Management Assistant CEO en HR Manager
  • Agendabeheer
  • Mailboxbeheer
  • Klassement
  • Opleidingen coördineren
  • Vertaling van notulen en interne communicatie (NL -> FR)
  • Infosessies en seminaries organiseren van A tot Z
  • Contact met vastgoedkantoren voor het vinden van een nieuw pand
  • Algemene organisatie van het hoofdkantoor: onderhandelen over waterfonteinen, drankenautomaten, koffiemachines, coördineren van de personeelsparking, …
  • Beheer van 200 studentenstudio’s in Leuven, handelsruimtes en toonzalen:
    • Zoeken naar huurders
    • Plaatsbezoeken met kandidaten
    • Huurcontracten opstellen
    • Plaatsbeschrijvingen in en uit
    • Betalingen opvolgen
    • Coördinatie van de tuin- en klusjesman
    • Opvolging van klachten en problemen in de residenties
    • Contact met de huisvestingsdienst
    • Beheer zoekertjessites

     
    Personal Assistant van de 2 zaakvoerders:

    • Hotels boeken
    • Agendabeheer
    • Documentatie voorbereiden
    • Verkoop mee ondersteunen
  • Agendabeheer
  • Database onderhouden
  • Brieven typen, uitsturen en klasseren
  • Zakenvoorstellen opmaken, opvolgen en klasseren
  • Levering van drankenautomaten en promomateriaal regelen en opvolgen
  • Klachten behandelen
  • Mailings uitsturen bij prijswijzigingen of promoties
  • Presentaties maken
  • Telefoon en email filteren en mee opvolgen
  • 1 dag per week telebesteldienst: fictief laden van de vrachtwagens die dagelijks uitrijden naar de drankenhandelaars over heel België
  • Uurregistraties arbeiders nakijken
  • Lonen berekenen
  • Opvolging medische controles
  • Coördinatie opleidingen EHBO en heftruckattesten
  • Verlofregelingen maken en opvolgen
  • Ziektebriefjes verwerken en klasseren
  • Telefoon beantwoorden
  • Aanspreekpunt voor collega’s
  • Rapporteringen maken
  • Telefonisch en algemeen onthaal van bezoekers en klanten
  • Bestellingen opnemen
  • Betalingen opvolgen
  • Pakketjes klaarmaken en opsturen
  • Levering opvolgen
  • Klachten behandelen
  • Voorraad kantoormateriaal en brochures opvolgen
  • Databank onderhouden
  • Agendabeheer
  • Mailbox filteren
  • Dossiers namaakgoederen opmaken
  • Contact met de douane
  • Opmaken van officiële documenten
  • Stukken doorsturen naar de rechtbank
  • Transcripties schrijven
  • Brieven schrijven, verzenden en klasseren
  • Archiveren

Stuur mij een berichtje